En tant qu’assistant(e) de gestion & des opérations pour une agence de marketing et de venet supplétive spécialisée dans l’IT B2B, vous aurez un rôle transverse au cœur de l’organisation, en interaction avec l’ensemble des équipes, tout en étant l’unique référent sur son périmètre. Responsable de la chaîne devis–facturation, vous en assurez la bonne gestion, de l’émission des devis jusqu’au règlement des factures. Leurs équipes sont fidèles, de bonne humeur et investies – le tout dans une ambiance de travail décontractée, respectueuse et joyeuse.
Vos missions seront les suivantes :
Administratif:
- Gestion de l’accueil téléphonique avec un premier niveau de réponse pour nos interlocuteurs,
- Gestion des déplacements (réservation de billets de train, hôtels, …)
- Gestion des notes de frais
Devis/ Facturation/ Relance/ fournisseurs:
- Formaliser les propositions commerciales et devis “simples” puis émettre les factures et assurer leur suivi auprès des clients
- Être identifié(e) en tant que point de contact principal au regard de la facturation et de l’administratif,
- Relancer les devis envoyés aux clients non validés et assister les équipes clientèle dans le suivi,
- Gestion des fournisseurs marketing (référencement/ mis à jours des kits media)
- Maîtriser les process de paiement, différents selon les clients (plateformes de dépôt de factures pour plusieurs d’entre eux permettant un traitement et un règlement rapide),
- Mettre à jour nos outils internes de suivi tels que l’intranet, Sharepoint, fichier de suivi de résultat (commissions commerciaux), le planning (avec suivi des absences) et tenir à jour les contacts de nos clients,
- Gérer les claims et preuves de réalisations utilisées pour justifier du bon paiement d’une campagne sur les plateformes de certains de nos clients.
- Gestion des référencements clients, fournisseurs, des NDA (accords de confidentialité)
- A moyen terme selon profil : comptabilisation des factures fournisseurs, établissement du rapprochement bancaire et des déclarations de TVA.
Missions autres:
- Communication interne : Organisation des afterworks et Kick off ..
- Mise à jour et gestion du parc IT & achats fournitures
- Assistance de l’équipe marketing sur des tâches diverses (affranchissement, composition de colis, réservation de lieux/ commande de goodies, etc.)
Votre formation et vos expériences vous permettent aujourd’hui d’apporter votre expertise dans la gestion et l’optimisation de nos process et de toujours nous améliorer. Une expérience comptable est plus.
Profil recherché
De formation Bac+2 à Bac+3 en commerce & assistant de direction ou comptabilité, vous justifiez d’une expérience de 1 à 2 ans dans un poste similaire.
Vous êtes organisé(e) et aimez la polyvalence. Vous appréciez le travail en équipe et êtes force de proposition. Un bon niveau d’anglais est un plus. Vous êtes à l’aise au téléphone et avez le sens de l’écoute et de l’accueil. Vous êtes rigoureux, agile et vous savez gérer vos priorités. Et enfin, vous avez des facilités relationnelles, d’écoute et de conseils pour gérer nos clients et pour collaborer de manière efficiente avec nos équipes internes.
Informations utiles
Conditions de travail et rémunération :
- Salaire en fonction de l’expérience à partir de 24 k€
- Poste à pourvoir rapidement en CDI à Rennes
- Possibilité d’un jour de télétravail par semaine
- Mutuelle Mieux Être.
- Avantages du Comité Social d’Entreprise externalisé (CSE).
- Accès au restaurant inter-entreprises Elior.
- Événements internes tout au long de l’année, tels que des afterworks, déjeuners d’équipe, et activités diverses.
Localisation
Rennes
Type de contrat
CDI
Salaire
24000 à 26000 EUR par an